6 tips for å organisere hybride arrangementer

Receive the latest insights and news

Det har svingt i arrangementslandskapet som en pendel de siste par årene.

Før COVID-19-pandemien var andelen av eventer som fant sted globalt, fysisk med mennesker i mange tilfeller med reisende fra langt og bredt for å møtes av alle slags grunner.

Da restriksjonene rammet bransjen som en stor meteor, og bryteren umiddelbart ble skrudd på for å møtes på nett, og faktisk var det den eneste måten å kommunisere og kjøre eventer i tiden som kom.

Over natten gikk den virtuelle møteindustrien inn i virtuelle møterog det ble avgjørende gjennom nødvendighet.

Spol frem flere måneder, og veikartet ut av dagens restriksjoner vil se noen store møtedestinasjoner over hele verden som begynnet å produsere og kjøre arrangementer i sommer.

Mange har allerede gjort det under testveiledning, og kjører vellykkede eventer for flere tusen mennesker.

Vi kan trygt si at planene om en retur til store arrangementer er i full gang.

Så hva har vi lært av den siste tiden? Har den meteoriske økningen i digitale eventer endret fremtiden for hvordan vi møter og samhandler med hverandre? En ting er sikkert at teknologien i det virtuelle rommet har kommet på sprang, funksjonaliteten og engasjementet som er tilgjengelig har gjort nettmøter både morsommere og til en mye mer engasjerende opplevelse for både arrangører og deltakere.

Den oppsiktsvekkende og store læringen er at mange av våre kunder nå gjennomfører og organiserer hybridarrangementer.

Å dra nytte av de digitale evnene kombinert med romantikken og atmosfæren ved å møtes personlig og se det hvite i folks øyne gir en berusende blanding av fordeler og tar det beste fra begge verdener.

Hvis du er ute etter litt veiledning og hjelp med hva du bør vurdere når du produserer et hybridarrangement, bør du lese våre beste tips laget av innsikten vi har samlet fra å kjøre disse eventene med våre kunder.

1. Internett-tilkobling.

Det ser ut til å være det mest åpenbare stedet å starte? Dette kan imidlertid overses og ha ødeleggende konsekvenser.

Først og fremst må du sørge for at tilkoblingen din er «egnet til formålet», og lokalet forstår hvilke evner og bredbånd som kreves for ditt spesifikke arrangement.

2. Sett deg selv i skoene til den fysiske og eksterne deltakeren

Når du produserer arrangementet, husk at utfallet kommer på 2 svært forskjellige måter, de som er fysisk på arrangementer og de som deltar eksternt vil ha et helt annet perspektiv og syn på arrangementet. Sørg for at alle funksjoner, økter og muligheter er tilgjengelige og presentert riktig for deltakeren.

Å fremmedgjøre en profil eller levere innhold på en måte som er krunglete eller vanskelig, vil ødelegge noen av fordelene du har angitt å oppnå ved å kjøre et hybridevent i utgangspunktet.

3. Engasjer deg med publikum.

Velg en plattform som lar høyttalerne dine live streame innholdet til det eksterne publikummet digitalt, og lar deretter de hybride besøkende av, ikke bare føle seg som en del av arrangementet, men også delta eksternt i spørsmål og svar, undersøkelser, meningsmålinger osv.

4. Legg tilrette for nettverking

La deltakere, utstillere og foredragsholdere møtes og snakke med hverandre direkte gjennom plattformen.

Legg til rette for samhandling gjennom «breakout rooms», 1 til 1 videomøter som kan holde opptil 50 deltakere med video- og lysbildedeling om nødvendig.

5. Gjør det morsomt med gamification

Motiver deltakerne til å delta i spill og nettøkter på hybridarrangementet ditt, dette vil holde deltakerne fanget under arrangementet og erstatte opplevelsen du ville hatt hvis du var på et arrangement fysisk.

Mange arrangementsplattformer har denne funksjonaliteten nå, og til og med inngangsnivåspill som å samle poeng for å delta i en aktivitet eller belønning for fullføring av oppgaver, har vist seg å være uvurderlig til å tilføre verdi til eventet til deltakeren og reell innsikt i de sanne engasjementsnivåene til arrangementet for arrangøren.

6. Benytt deg av event dataene

Benytt deg av dataene og analysene som gjøres tilgjengelige ved å ha en digital gangsti til stede fra arrangementet.

Enkle beregninger som hvem som har deltatt på arrangementet til hvem som hadde flest møter på arrangementet, eller hvilke av live streaming-øktene dine som ble mest sett, kan gi kunnskapen til å forbedre og forstå eventet ytterligere fremover.

Oppsummert bør disse topp tipsene stå deg i god stand for dine fremtidige eventer hvis du ønsker å innlemme et hybridelement, ha i tankene at noen mennesker foretrekker å møtes på nettet mens andre er lykkeligere personlig, ved å ha begge alternativene tilgjengelige uansett din tilstedeværelse i verden er din fortjeneste for å delta på arrangementer uavhengig av sted eller personlige preferanser.

Å lage din event hybrid vil tillate deg å imøtekomme alle.

Receive the latest insights and news

Request a demo

Fill out the form below to request a live demo