Slik organiserer du virtuelle eventer på ulike tidssoner

Receive the latest insights and news

En av de store fordelene med virtuelle eventer er muligheten for at globalt spredte grupper av mennesker kan møtes, dele og samarbeide.

De sørger for at folk kan fortsette å møtes og gjøre forretninger uansett hvor de er i verden, noe som gjør de billigere enn fysiske eventer, lettere å måle og mer fleksible.

Den globale pandemien har vært et godt eksempel på hvordan virtuelle eventer virkelig kan komme til sin rett, og vi har jobbet med mange arrangører for å gjenskape deres verdenskonferanse dgitalt, på bakgrunn av de gjeldende restriksjoner for reise.

For de av dere som prøver å lage en verdenskonferanse på nettet, er jeg sikker på at spørsmålet om tidssoner har presentert noen utfordringer.

Hvordan sikrer du at innholdsprogrammet ditt er tilgjengelig for alle uansett hvilken tidssone de er i? Og hvordan lager du virtuelle nettverksaktiviteter som passer for de som akkurat har stått opp eller for de som er i ferd med å gå til sengs? Vi har satt sammen noen enkle tips for å hjelpe deg.

Opprett flere versjoner av arrangementet ditt

En løsning er å ha flere konferanser og justere de til ulike tidssoner for deltakerne.

Ved å gjøre dette kan du gi mer lokal oppmerksomhet og innhold til arrangementet enn om det var globalt.

Hvis du har et selskap spredt ut i Europa, USA og Canada som trenger å dekke ulike emner om deres region eller demografi vil dette fungere godt.

Vi gjorde dette nylig for Maine Public Health Associations årlige konferanse. Sjekk ut case-studien.

Vurder et simulivt oppsett

Simultive oppsett innebærer streaming av forhåndsinnspillte videoer som om de var live-økter og blir et stadig mer populært valg for virtuelle arrangører.

Ved å bruke simutive videoer kan den samme konferansen ha noen delte live-økter og noen økter som sendes til forskjellige tider for forskjellige tidssoner, med samme innhold i direktesendingen.

Opprett en «live»-plattform

Å holde deltakere engasjert gjennom et virtuelt event kan være nøkkelen til suksessen, og en god måte å gjøre dette på for å appellere til deltakere i forskjellige tidssoner er å holde plattformen i live, mens sesjonene dine er forhåndsinnspillt.

Foredrasholderene kan deretter få tilgang til en pakke med engasjementsverktøy på deres sesjon. Populære live plattform funksjoner inkluderer fotovegger for deltakere til å legge inn, like og kommentere, gamification, 1-2-1 videosamtaler mellom deltakere, utstillere og foredragsholdere, private meldinger, chat funksjonalitet og breakout rom for gruppesamtaler.

Tilby øyeblikkelige opptak

Til slutt bør du vurdere å gjøre alle øktene umiddelbart tilgjengelige som opptak, slik at de som ikke kan bli med live, kan fange opp så snart de er tilgjengelige.

Dette er en fin måte å gi ekstra verdi til deltakerne og har vist seg å være vellykket for mange arrangører vi har jobbet med.

Hvis du organiserer et virtuelt arrangement på forskjellige tidssoner og leter etter litt hjelp eller inspirasjon, kan du kontakte oss for å se hvordan vi kan hjelpe deg.

Receive the latest insights and news