Hvordan overvinne utfordringer med virtuelle arrangementer

Receive the latest insights and news

Virtuelle konferanser har vært et flott verktøy for å hjelpe oss med å holde kontakten i 2020, og det er ingen tvil om at de er her for å bli. De har gitt en solid plattform for bedrifter over hele verden for å fortsette å gjøre forretninger, når mange ikke har hatt mulighet til å forlate hjemmet. Virtuelle konferanser er snille mot miljøet, lett å måle, billigere enn fysiske arragement, mer fleksible og har global rekkevidde. Men selvfølgelig, som med alle arragement, kommer de ikke uten sine utfordringer.

Fra direktesending til navigering av ulike tidssoner – vi har satt sammen noen vanlige utfordringer for virtuelle arrangementer og hvordan vi kan overvinne dem.

Hvordan lage tradisjonelle kaffepauser / nettverksmøter til å fungere virituelt

Mange arrangører mener at virtuelle kaffepauserom er en god løsning på dette problemet, men det er ikke alle ting som fungerer for fysiske arragement som bør kopieres på nettet. Vår erfaring er at deltakere som har en hel dag fullpakket med nett sessjoner heller vil bruke disse pausene til å ha en 10 minutters pause fra skjermen. En god måte for deltakere å bli kjent med hverandre er gjennom online konkurranser, gamification quizer eller spill med premier. Vi har for eksempel jobbet med virtuelle arrangører før for å lage en aktivitetsfeed der delegatene kan dele bilder fra hjemmekontoret sitt alt fra hunden sin, den beste juledekorasjonen på treet til deres favorittkaffekrus. Deling av disse små personlige informasjonsbitene kan gjøre samtalen avslappet og få folk til å bli med å nettverke.

Nettverksbygging på digital konferanse

Slik kommersialiserer du virtuelle hendelser

Kommersialisering av virtuelle arrangementer er en kamp for mange arrangører fordi de føler at de ikke kan ta de samme inngangsavgiftene som et fysisk arrangement tillater. En av de store fordelene med virtuelle hendelser er imidlertid at den totale rekkevidden er langt bedre, og det er ofte ingen grense for antall personer som kan bli med på arrangementet. I likhet med at du vil selge billetter til et fysisk arrangement, kan det samme gjøres for virtuelle arrangementer. Hvis du har et rikt innholdsprogram og mange muligheter for nettverk og forretninger, er det ingen grunn til at folk ikke ønsker å betale for en billett til et virtuelt arrangement, like mye som de ville gjort med et fysisk et.

Slik navigerer du i streaming og det tekniske aspektet ved arrangementet

Det tekniske aspektet ved virtuelle arrangementer kan være stressende for arrangører som ikke er vant til å organisere arrangementer utelukkende på nettet. Hvis det er noe du ikke bør spare penger på, er det å sørge for at du har nok teknikere og en god prosjektleder som kan hjelpe deg og veilede deg underveis. Du må lære opp foredragsholderene om hvordan man presenterer digitalt og sørge for at det er back-up alternativer hvis en foredragsholder mister tilkoblingen, eller det må være en rask endring av agenda. Det er fornuftig å ha noen der som støtter deg og sørger for at alt går greit på arrangementsdagen.

Hvordan nå deltakere i forskjellige tidssoner

På grunn av den nåværende pandemien har mange globale selskaper måttet flytte sine verdenskonferanser på nettet, da det rett og slett ikke er mulig for folk å flytte seg mellom land akkurat nå. For arrangører som prøver å gjenskape sin verdenskonferanse digitalt, kan problemet med tidssoner presentere noen utfordringer, men det er flere løsninger på dette problemet. En løsning er å gjøre flere konferanser og justere dem til ulike tidssoner for deltakerne dine, ved å gjøre dette kan du gi mer lokal oppmerksomhet og innhold til arrangementet enn om det var globalt, og hvis du har et selskap spredt ut i Europa, USA og Canada som trengte å dekke ulike emner om deres region eller demografi ville dette fungere bra. Alternativt kan du ha noen økter forhåndsinnspilt, noen som strømmer over hele verden på et tidspunkt om dagen som passer for alle deltakerne sammen med en lokal agenda for å skreddersy arrangementet for de spesifikke regionene.

Selv om virtuelle arrangement kan virke utfordrende hvis du aldri har organisert dem før, finnes det alltid løsninger selv for det mest utfordrende problemet som oppstår.

Receive the latest insights and news

Request a demo

Fill out the form below to request a live demo