6 tips for å organisere hybride arrangementer
Arrangementslandskapet har svingt pendelaktig i løpet av de siste par årene.
Før COVID-19-pandemien var brorparten av begivenheter som fant sted globalt fysiske med mennesker som i mange tilfeller reiste vidt og bredt for å møtes av alle slags grunner.
Når restriksjonene traff bransjen som en gruble, var det umiddelbare byttet å møtes på nettet, faktisk var det den eneste måten å kommunisere og gjennomføre arrangementer i tandem.
Over natten gikk industrien for virtuelle møter i overdrev og virtuelle møter ble essensielle av nødvendighet.
Spol frem flere måneder, og veikartet ut av gjeldende restriksjoner vil se at noen store møtedestinasjoner over hele verden begynner å produsere og gjennomføre arrangementer denne sommeren.
Mange har allerede gjort det under testveiledning, og har gjennomført arrangementer for flere tusen mennesker.
Vi kan trygt si at planene for en retur til store arrangementer er i full gang.
Så hva har vi lært fra den siste tiden? Har den meteoriske økningen i digitale hendelser skapt fremtiden for hvordan vi møtes og samhandler med hverandre? En ting er sikkert at teknologien i det virtuelle rommet har kommet med stormskritt, funksjonaliteten og engasjementet som er tilgjengelig har gjort nettmøter både hyggelige og en mye mer engasjerende opplevelse for både arrangører og deltakere.
Resultatet og den viktigste læringen er at mange av våre kunder nå gjennomfører og organiserer hybride arrangementer.
Å ta fordelene fra de digitale mulighetene kombinert med romantikken og atmosfæren ved å møtes personlig og se det hvite i folks øyne gir en berusende blanding av fordeler og tar det beste fra begge verdener.
Hvis du leter etter litt veiledning og hjelp med hva du bør vurdere når du produserer et hybridarrangement, her er våre beste tips laget av innsikten vi har samlet fra å gjennomføre disse arrangementene med våre kunder.
1. Internett-tilkobling.
Det ser ut til å være det mest opplagte stedet å starte, ikke sant? Dette kan imidlertid overses og få ødeleggende konsekvenser.
Først og fremst sørg for at tilkoblingen din er "egnet til formålet" og at lokalet forstår hvilke muligheter og båndbredde som kreves for ditt spesifikke arrangement.
2. Sett deg selv i skoene til den fysiske og eksterne deltakeren
Når du produserer arrangementet, husk at fotfallet kommer på to vidt forskjellige måter, de fysisk på utstillingsgulvet og de som deltar eksternt som vil ha et helt annet perspektiv og syn på arrangementet. Sørg for at alle funksjoner, økter og muligheter er tilgjengelige og presentert riktig for deltakeren.
Å fremmedgjøre én profil eller levere innhold på en måte som er klønete eller krukkes, vil drepe alle fordelene du ønsker å oppnå ved å kjøre en hybridbegivenhet i utgangspunktet.
3. Engasjer med publikum.
Velg en plattform som lar høyttalerne live streame innholdet til det eksterne publikumet digitalt, og deretter lar de hybride besøkende utenfor nettstedet, ikke bare føle seg som en del av arrangementet, men også delta eksternt i spørsmål og svar, spørreundersøkelser, meningsmålinger osv.
4. Tilrettelegge for nettverksbygging
La deltakere, utstillere og foredragsholdere møtes og snakke med hverandre direkte gjennom plattformen.
Tilrettelegg for interaksjon gjennom utstillingshaller, 1 til 1 nettverksrom som kan flekse opptil 50 deltakere med video- og lysbildedeling om nødvendig.
5. Gjør det morsomt med gamification
Motiver deltakerne til å ta del i spill og nettøkter på hybridarrangementet ditt, dette vil holde deltakerne fanget under arrangementet og erstatte opplevelsen du ville hatt hvis du fysisk er på et arrangement.
Mange arrangementsplattformer har denne funksjonaliteten nå, og til og med startnivåspill som å samle poeng for å delta i en aktivitet eller belønning for å fullføre en oppgave har vist seg å være uvurderlig for å tilføre verdi til deltakerens opplevelse og reell innsikt i de sanne engasjementsnivåene til arrangement for arrangøren
6. Benytt hendelsesdataene
Benytt deg av dataene og analysene som er gjort tilgjengelig ved å ha en digital gangsti til stede fra arrangementet.
Enkle beregninger som hvem som har deltatt på arrangementet hele veien til hvem som hadde flest møter på arrangementet eller hvilke av live-streamingøktene dine som ble mest sett, kan gi intelligens for å forbedre og forstå arrangementet ytterligere.
Oppsummert bør disse beste tipsene gi deg god nytte for fremtidige arrangementer hvis du ønsker å inkorporere et hybridelement, husk at noen mennesker foretrekker å møtes på nettet mens andre er lykkeligere personlig, ved å ha begge alternativene tilgjengelig uansett tilstedeværelse. verden er din østers for å delta på arrangementer uavhengig av sted eller personlige preferanser.
Å gjøre arrangementet ditt hybrid vil tillate deg å dekke alle.
La oss ta en prat om ditt neste arrangement!
